Rabu, 30 Agustus 2017

Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris

Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris

Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris - Berdasar pada ruangan lingkup pekerjaan sekretaris digolongkan jadi 8 (delapan) yakni : 
a. Tugas-tugas Rutin 
Yakni beberapa pekerjaan yang ditangani sehari-hari tanpa ada perintah. Pekerjaan ini mencakup : 
§ Buka surat. 
§ Terima dikte. 
§ Terima tamu. 
§ Terima telepon. 
§ Menaruh arsip/surat. 
§ Membuat serta buat jadwal aktivitas pimpinan. 

Tugas Sekretaris dalam Organisasi

b. Tugas-tugas Khusus 
Yakni pekerjaan yang diperintahkan segera oleh pimpinan pada sekretaris dengan penyelesaiannya dengan spesial. Pekerjaan ini diberi karna ada unsur keyakinan kalau pekerjaan sekretaris dapat menaruh rahasia perusahaan. Pekerjaan ini mencakup : 
§ Mengonsep surat kesepakatan hubungan kerja dengan rekanan atau lembaga luar. 
§ Membuat surat rahasia (confidential). 
§ Membuat acara pertemuan usaha. 
§ Pembelian hadiah atau cindera mata. 
§ Dan sebagainya. 
c. Tugas-tugas istimewa 
Yakni pekerjaan yang menyangkut kepentingan pimpinan, diantaranya : 
§ Membenarkan letak atau tempat alat catat pimpinan dan peralatan yang dibutuhkan. 
§ Melakukan tindakan jadi penghubung untuk melanjutkan info pada rekanan. 
§ Mewakili seorang terima sumbangan untuk dana atau kepentingan aktivitas yang lain. 
§ Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari satu tubuh atau lembaga. 
§ Mengecek hasil pengumpulan dana atau uang muka dari lembaga yang didapatkan jadi dana kesejahteraan. 
§ Menghadiri rapat-rapat dinas, jadi pendamping pimpinan sepanjang membuat pertemuan usaha. 
§ Membuat kontrol perlengkapan kantor, mana yang butuh diperbaiki serta mana yang tidaklah perlu diperbaiki atau menambahkan alat-alat serta fasilitas kantor. 
d. Pekerjaan Sosial 
Pekerjaan sosial, mencakup : 
§ Mengurus Rumah tangga kantor. 
§ Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan bersama pengurusan undangannya. 
e. Pekerjaan Keuangan 
Umumnya sekretaris mengurus keuangan yang diberi nama petty kontan (uang cadangan/kas kecil). Pekerjaan keuangan ini diantaranya : 
§ Mengatasi masalah keuangan pimpinan di Bank, umpamanya : penyampaian penyimpanan uang di Bank, penarikan check, pengambilan uang dari Bank. 
§ Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan. 
§ Menaruh catatan pengeluaran keseharian untuk pimpinan serta penyediaan dana untuk kepentingan keseharian. 
f. Pekerjaan Resepsionis 
Pekerjaan sekretaris jadi resepsionis, yakni : 
1. Terima serta menjawab telepon dan mencatat pesan-pesan lewat telepon. 
2. Terima tamu yang juga akan berjumpa dengan pimpinan. 
3. Mencatat janji-janji untuk pimpinan. 
4. Membuat acara kerja keseharian pimpinan. 
g. Pekerjaan insidental 
Pekerjaan ini adalah pekerjaan yg tidak teratur dikerjakan oleh sekretaris mencakup : 
§ Mempersiapkan agenda rapat, mempersiapkan laporan, mempersiapkan pidato atau pernyataan pimpinan. 
§ Buat rangkuman dari berita-berita serta karangan yang termuat dalam surat berita, majalah, brosur, serta media-media beda yang ada hubungannya dengan kebutuhan perusahaan. 
§ Mengoreksi beberapa bahan cetakan, contoh : brosur, undangan, formulir, serta daftar yang dikonsep oleh perusahaan. 
§ Mewakili pimpinan dalam beragam resepsi atau pertemuan. 
h. Pekerjaan sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan usaha) 
Pertemuan usaha (Business Meeting) ini berlangsung saat dua orang atau lebih sama-sama terima serta berikan suatu hal berbentuk info, memerhatikan kembali perkembangan, memecahkan problem serta membuat yang baru. Pekerjaan berikut yang cukup berat serta melelahkan untuk sekretaris untuk mengatur pertemuan-pertemuan itu. 
2. Berdasar pada pendapat beberapa pakar pakar tentang pekerjaan sekretaris yaitu seperti berikut : 
a. Menurut H. Donald 
Menyebutkan kalau beberapa hal kedudukan pimpinan serta kondisi organisasi perusahaan juga akan memastikan beberapa besar beberapa pekerjaan sekretaris. Beberapa hal yang disebut yaitu : 
1. Menyalin atau isi transkrip dari stenografi atau warkat-warkat dari mesin dikte. 
2. Buat catatan pertemuan, membuat serta pelihara arsip spesial. 
3. Merampungkan masalah apa pun dari problem pribadi pimpinan yang disukai, dan sebagainya. 
b. Menurut M. Braum serta Ramon C. dari Portugal 
Pekerjaan serta tanggung jawab sekretaris tidak sama persis namun bisa digolongkan seperti berikut : 
1. Berencana pekerjaan. 
2. Terima tamu. 
3. Mengurusi surat masuk serta surat keluar. 
4. Mempersiapkan pertemuan atau konferensi, dan sebagainya. 
(Drs. Sutarto, 1992 : 80-83) 

Tanggung Jawab Sekretaris 
Terkecuali sekretaris bertanggungjawab atas pekerjaannya ada tanggung jawab beda yang perlu dikerjakan yakni : 
1. Personal Responsibility (Tanggung Jawab Individu) 
Sekretaris bertanggungjawab pada performansi sendiri serta usaha pengembangan ke arah yang lebih berkwalitas. Dengan “mengelola” sendiri agar bisa tampak dengan performansi sempurna dalam proses pekerjaan pokok keseharian, diantaranya : 
a. Memudahkan serta membuat lancar kerja pimpinan lewat penyusunan saat serta distribusi info yang efektif. 
b. Mendistribusikan info dari kantor pimpinan dengan terang serta akurat. 
c. Mensupport kelancaran alur kerja pada kantor pimpinan dengan bebrapa sisi yang lain. 
d. Memberi kesempatan pada pimpinan untuk lebih fokus pada beberapa hal strategis serta mempunyai efek periode panjang. 
e. Memberi input positif serta gagasan untuk perbaikan perusahaan. 
2. Internal Responsibility (Tanggung Jawab Dalam) 
Sekretaris bertanggungjawab pada usaha perolehan superioritas kemampuan kantor serta pengaruhnya pada kemampuan perusahaan. Tanggung jawab ini terwujud lewat kesibukan : 
a. Mengelola sumber daya kantor termasuk juga keuangan. 
b. Membuat situasi (fisik serta mental) yang mensupport kelancaran kerja. 
c. Mensupport penciptaan budaya kerja yang positif. 
d. Menolong membuat “kelompok informal positif” di lingkungan perusahaan. 
e. Mengelola anak buah untuk tingkatkan dampaktifitas serta efisiensi kerja di kantor. 
3. Networking Responsibility (Tanggung Jawab Cabang Perusahaan) 
Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan pikiran serta hubungan perusahaan dengan maksud penambahan daya saing. Perwujudannya yaitu lewat usaha memperluas network perusahaan, mengatur serta mengawasi proses acara-acara resmi serta informal yang diadakan oleh kantor dalam hubungannya dengan usaha menjaga serta berperan serta dalam meningkatkan citra perusahaan. 
(A. B Susanto, 1997 : 14-15) 
4. Bertanggungjawab atas berhasilnya perusahaan tempat dia bekerja. Dalam peranan aktifnya menolong kelancaran beberapa pekerjaan pimpinan hingga bisa terwujud maksud yang sudah diputuskan. 
5. Tanggung jawab hukum seseorang sekretaris. 
Satu diantara sisi perlu dari jabatan sekretaris, meskipun peluang besar tidak terdaftar dalam ketentuan tertulis, yaitu tanggung jawab hukumnya jadi penghubung pimpinan dalam transaksi. Jadi penghubung, bermakna sekretaris bertindak jadi wakil pimpinan dalam soal usaha dengan pihak ke-3, karna sekretaris memiliki wewenang ini. Jadi sekretaris mesti melakukan tindakan hati-hati serta bertanggungjawab. 
Di bawah ini beberapa hal yang butuh di perhatikan oleh sekretaris : 
a. Sekretaris tidak bisa lakukan jual beli dengan perusahaan untuk keuntungan pribadi, terkecuali apabila perusahaan berikan ijin. 
b. Sekretaris tidak bisa mengungkapkan rahasia usaha pimpinan baik masa bekerja atau masa kerja selesai. 
c. Sekretaris tidak bisa menekuni dalam satu usaha saingan terkecuali memperoleh ijin dari pimpinan. 
d. Sekretaris mesti ikuti dengan jeli serta pas semuanya instruksi pimpinan dalam melakukan pekerjaan teratur. 
e. Info dari pimpinan tentang batas-batas yang pasti serta tentu tentang wewenang sekretaris begitu dibutuhkan serta janganlah sekali-kali melakukan tindakan melampaui batas-batas itu. (Thomas W. Bratawidjaja, 1996 : 87-88)

Tidak ada komentar:

Posting Komentar